Tijdregistratiesysteem Inklusion Mittendrin

Digitale tijdregistratie voor de school- en kinderopvangbegeleiding van Inklusion Mittendrin, Ratingen. Begeleiders hielden hun uren tot nu toe op papier bij, lieten ze door de leerkracht of de kinderopvangleiding ondertekenen en leverden ze maand na maand in. Daaruit ontstond een app voor de telefoon: uren invoeren, ter plaatse digitaal laten ondertekenen, klaar. De ondertekende pdf wordt automatisch gemaakt, ziet eruit als het vertrouwde papierformulier en komt per e-mail. Concept, ontwikkeling, design, exploitatie en instructie: Mrozek, IT-Solutions, in oktober 2026.

Uitgangssituatie: • Maandelijkse aanwezigheidsbewijzen op papier, één formulier per kind • Handtekening van school of kinderopvang en stempel nodig • Verzamelen, controleren en afrekenen kostte de leiding veel tijd • Wens: zo eenvoudig mogelijk, ook voor mensen met weinig techniekgevoel

De oplossing — voor de begeleiders:

• Eén tik op de telefoon — de app staat als een gewone app op het startscherm, zonder app store.
• Uren in seconden — vandaag invoeren, begin, eind, pauze, opslaan; vakantie en ziekte met een korte code.
• Handtekening ter plaatse — aan het einde van de maand ondertekenen begeleider en leerkracht of kinderopvangleiding direct op de telefoon; de stempel wordt gefotografeerd en automatisch vrijgesteld.
• Pdf zoals gewoonlijk — lay-out van het eerdere papierformulier, met handtekeningen, stempel en controlevermelding; komt per e-mail en blijft altijd in de app beschikbaar.
• Hulp ingebouwd — stapsgewijze handleiding, veelgestelde vragen in eenvoudige taal, uitlegvideo's en een supportformulier.

Voor de leiding:

• Team en prestaties — alle bewijzen maand voor maand, doeluren en overdracht uit de vorige maand centraal beheren.
• Statistieken — uren, saldo en ziekteverzuim vergeleken met het branchesgemiddelde, kalender met feestdagen en schoolvakanties, uren per kind voor de facturatie.
• Correcties met bewijs — wijzigingen in ondertekende bewijzen alleen na duidelijke waarschuwing en met reden; elke wijziging wordt gelogd en de nieuwe pdf is gemarkeerd als later gewijzigd.
• Medewerkers en administratie — accounts aanmaken, wachtwoorden resetten, toegang blokkeren, het gedeelde toegangswachtwoord wijzigen.
• Gegevens veiligstellen — alle pdf's met één klik als ZIP, export van de uren als CSV voor Excel en facturatie.

Kwaliteit, veiligheid en gegevensbescherming:

• Getest — ongeveer 300 automatische controles draaien voor elke nieuwe versie, van login tot pdf tot gelijktijdige wijzigingen.
• Beveiligd — tweestaps toegang met gebiedswachtwoord en persoonlijk wachtwoord, blokkering na mislukte pogingen, gescheiden rollen (begeleiders zien alleen hun eigen gegevens), afgeschermde interfaces en een gehardende WordPress-installatie.
• Databesparend — de gegevens blijven op de eigen server; geen trackingdiensten, geen externe lettertypen of bibliotheken, video's alleen gelinkt in plaats van ingebed.
• Traceerbaar — logboeken voor wijzigingen en downloads, controlevermelding met tijdstippen in de pdf.

Techniek:

• WordPress-plugin (PHP 8.4) met eigen databasetabellen en eigen API
• Interface als lichte webapp zonder framework, geoptimaliseerd voor smartphones, in het design van de klantwebsite
• Pdf-generatie direct op de server, verzending via de mailbox van de klant
• Exploitatie op een server van Mrozek, IT-Solutions

Resultaat: van een papierproces met verzamelen, overtypen en navragen is een doorlopend digitaal proces geworden — invoeren, ondertekenen, klaar. De begeleiders besparen reistijd en papier, de leiding krijgt volledige, ondertekende bewijzen en een overzicht dat eerder niet mogelijk was.