Arbeitszeiterfassung Inklusion Mittendrin

Digitale Arbeitszeiterfassung für die Schul- und Kitabegleitung der Inklusion Mittendrin, Ratingen. Betreuer*innen hielten ihre Arbeitszeiten bisher auf Papier fest, ließen sie von Lehrkraft oder Kita-Leitung unterschreiben und reichten sie Monat für Monat ein. Daraus wurde eine App fürs Handy: Zeiten eintragen, vor Ort digital unterschreiben lassen, fertig. Das unterschriebene PDF entsteht automatisch, sieht aus wie das gewohnte Papierformular und kommt per E-Mail. Konzeption, Entwicklung, Design, Betrieb und Einweisung: Mrozek, IT-Solutions, im Oktober 2026.

Ausgangslage: • Monatliche Anwesenheitsnachweise auf Papier, je Kind ein Formular • Unterschrift der Schule bzw. Kita und Stempel nötig • Sammeln, Prüfen und Abrechnen kostete die Leitung viel Zeit • Wunsch: so einfach wie möglich, auch für Menschen mit wenig Technikbezug

Die Lösung — für die Betreuer*innen:

• Ein Tipp aufs Handy — die App liegt wie eine normale App auf dem Startbildschirm, ganz ohne App Store.
• Zeiten in Sekunden — heute eintragen, Beginn, Ende, Pause, speichern; Urlaub und Krankheit mit einem Kürzel.
• Unterschrift vor Ort — am Monatsende unterschreiben Betreuer*in und Lehrkraft bzw. Kita-Leitung direkt auf dem Handy; der Stempel wird fotografiert und automatisch freigestellt.
• PDF wie gewohnt — Layout des bisherigen Papierformulars, mit Unterschriften, Stempel und Prüfvermerk; kommt per E-Mail und ist jederzeit in der App abrufbar.
• Hilfe eingebaut — Schritt-für-Schritt-Anleitung, häufige Fragen in einfacher Sprache, Erklärvideos und ein Support-Formular.

Für die Leitung:

• Team und Leistungen — alle Nachweise Monat für Monat, Soll-Stunden und Übertrag aus dem Vormonat zentral pflegen.
• Statistik — Stunden, Saldo und Krankenstand im Vergleich zum Branchenschnitt, Kalender mit Feiertagen und Schulferien, Stunden je Kind für die Abrechnung.
• Korrekturen mit Nachweis — Änderungen an unterschriebenen Nachweisen nur nach deutlichem Warnhinweis und mit Begründung; jede Änderung wird protokolliert, das neue PDF ist als „nachträglich geändert“ gekennzeichnet.
• Mitarbeiter und Administration — Konten anlegen, Passwörter zurücksetzen, Zugänge sperren, das gemeinsame Zugangspasswort ändern.
• Daten sichern — alle PDFs mit einem Klick als ZIP, Export der Zeiten als CSV für Excel und Abrechnung.

Qualität, Sicherheit und Datenschutz:

• Getestet — rund 300 automatische Prüfungen laufen vor jeder neuen Version, von der Anmeldung über das PDF bis zu gleichzeitigen Änderungen.
• Abgesichert — mehrstufiger Zugang aus Bereichspasswort und persönlichem Passwort, Sperre nach Fehlversuchen, getrennte Rollen (Betreuer*innen sehen nur ihre eigenen Daten), abgeschottete Schnittstellen und gehärtete WordPress-Installation.
• Datensparsam — die Daten bleiben auf dem eigenen Server; keine Tracking-Dienste, keine externen Schriften oder Bibliotheken aus dem Netz, Videos nur verlinkt statt eingebettet.
• Nachvollziehbar — Protokolle für Änderungen und Downloads, Prüfvermerk mit Zeitpunkten im PDF.

Technik:

• WordPress-Plugin (PHP 8.4) mit eigenen Datenbanktabellen und eigener Programmierschnittstelle
• Oberfläche als leichte Web-App ohne Framework, für Smartphones optimiert, im Design der Kundenwebseite
• PDF-Erzeugung direkt auf dem Server, Versand über das Postfach des Kunden
• Betrieb auf einem Server von Mrozek, IT-Solutions

Ergebnis: Aus einem Papierprozess mit Sammeln, Abtippen und Nachfragen wurde ein durchgehender digitaler Ablauf — eintragen, unterschreiben, fertig. Die Betreuer*innen sparen Wege und Papier, die Leitung erhält vollständige, unterschriebene Nachweise und eine Übersicht, die vorher nicht möglich war.