Ewidencja czasu pracy Inklusion Mittendrin

Cyfrowa ewidencja czasu pracy dla opieki szkolnej i przedszkolnej Inklusion Mittendrin z Ratingen. Opiekunowie dotąd zapisywali godziny na papierze, zbierali podpisy nauczyciela lub kierownika przedszkola i co miesiąc oddawali dokumenty. Powstała z tego aplikacja na telefon: wpisać godziny, podpisać na miejscu cyfrowo, gotowe. Podpisany plik PDF tworzy się automatycznie, wygląda jak dotychczasowy formularz papierowy i przychodzi e-mailem. Koncepcja, rozwój, design, eksploatacja i wdrożenie: Mrozek, IT-Solutions, w październiku 2026.

Punkt wyjścia: • Miesięczne potwierdzenia obecności na papierze, jeden formularz na dziecko • Wymagany podpis szkoły lub przedszkola oraz pieczątka • Zbieranie, sprawdzanie i rozliczanie zajmowało kierownictwu dużo czasu • Cel: jak najprościej, także dla osób mających mało wspólnego z techniką

Rozwiązanie — dla opiekunów:

• Jedno dotknięcie telefonu — aplikacja leży na ekranie głównym jak zwykła aplikacja, bez sklepu z aplikacjami.
• Godziny w kilka sekund — wpisz dzisiaj, początek, koniec, przerwę, zapisz; urlop i choroba jednym skrótem.
• Podpis na miejscu — pod koniec miesiąca opiekun oraz nauczyciel lub kierownik przedszkola podpisują bezpośrednio na telefonie; pieczątka jest fotografowana i automatycznie wycinana.
• PDF jak dotąd — układ dotychczasowego formularza papierowego, z podpisami, pieczątką i adnotacją kontrolną; przychodzi e-mailem i jest dostępny w aplikacji w każdej chwili.
• Pomoc wbudowana — instrukcja krok po kroku, najczęstsze pytania prostym językiem, filmy objaśniające i formularz wsparcia.

Dla kierownictwa:

• Zespół i świadczenia — wszystkie potwierdzenia miesiąc po miesiącu, godziny nominalne i przeniesienie z poprzedniego miesiąca prowadzone centralnie.
• Statystyki — godziny, saldo i absencja chorobowa na tle średniej branżowej, kalendarz ze świętami i feriami szkolnymi, godziny na dziecko do rozliczeń.
• Korekty z dowodem — zmiany w podpisanych potwierdzeniach tylko po wyraźnym ostrzeżeniu i z uzasadnieniem; każda zmiana jest protokołowana, a nowy PDF jest oznaczony jako zmieniony później.
• Pracownicy i administracja — zakładanie kont, resetowanie haseł, blokowanie dostępu, zmiana wspólnego hasła dostępu.
• Zabezpieczanie danych — wszystkie PDF-y jednym kliknięciem jako ZIP, eksport godzin do CSV dla Excela i rozliczeń.

Jakość, bezpieczeństwo i ochrona danych:

• Przetestowane — około 300 automatycznych testów uruchamianych przed każdą nową wersją, od logowania przez PDF po równoczesne zmiany.
• Zabezpieczone — dwustopniowy dostęp z hasłem obszaru i hasłem osobistym, blokada po nieudanych próbach, rozdzielone role (opiekunowie widzą tylko własne dane), odseparowane interfejsy i utwardzona instalacja WordPress.
• Oszczędne w danych — dane pozostają na własnym serwerze; brak usług śledzących, brak zewnętrznych czcionek i bibliotek z sieci, filmy tylko linkowane, nie osadzane.
• Śledzalne — protokoły zmian i pobrań, adnotacja kontrolna z terminami w PDF.

Technika:

• Wtyczka WordPress (PHP 8.4) z własnymi tabelami bazy danych i własnym API
• Interfejs jako lekka aplikacja webowa bez frameworka, zoptymalizowana na smartfony, w designie strony klienta
• Generowanie PDF bezpośrednio na serwerze, wysyłka przez skrzynkę klienta
• Eksploatacja na serwerze Mrozek, IT-Solutions

Wynik: z papierowego procesu ze zbieraniem, przepisywaniem i dopytywaniem powstał ciągły obieg cyfrowy — wpisać, podpisać, gotowe. Opiekunowie oszczędzają drogę i papier, kierownictwo otrzymuje kompletne, podpisane potwierdzenia i przegląd, który wcześniej nie był możliwy.