Système de saisie des temps Inklusion Mittendrin

Saisie numérique des temps pour l'accompagnement scolaire et en crèche d'Inklusion Mittendrin, Ratingen. Les accompagnants notaient jusqu'ici leurs heures sur papier, les faisaient signer par l'enseignant ou la direction de la crèche et les remettaient mois après mois. Il en est né une application mobile : saisir les heures, faire signer sur place de manière numérique, terminé. Le PDF signé est généré automatiquement, ressemble au formulaire papier habituel et arrive par e-mail. Conception, développement, design, exploitation et formation : Mrozek, IT-Solutions, en octobre 2026.

Situation de départ : • Attestations de présence mensuelles sur papier, un formulaire par enfant • Signature de l'école ou de la crèche et cachet nécessaires • Collecte, contrôle et facturation prenaient beaucoup de temps à la direction • Souhait : aussi simple que possible, y compris pour les personnes peu familières avec la technique

La solution — pour les accompagnants :

• Un appui sur le téléphone — l'application se trouve sur l'écran d'accueil comme une application normale, sans magasin d'applications.
• Des heures en quelques secondes — saisir aujourd'hui, début, fin, pause, enregistrer ; congés et maladie avec un code court.
• Signature sur place — en fin de mois, l'accompagnant et l'enseignant ou la direction signent directement sur le téléphone ; le cachet est photographié et détouré automatiquement.
• PDF comme d'habitude — mise en page du formulaire papier précédent, avec signatures, cachet et mention de contrôle ; arrive par e-mail et reste consultable dans l'application.
• Aide intégrée — guide pas à pas, questions fréquentes en langage simple, vidéos explicatives et formulaire de support.

Pour la direction :

• Équipe et prestations — toutes les attestations mois par mois, heures cibles et report du mois précédent gérés de manière centralisée.
• Statistiques — heures, solde et absentéisme comparés à la moyenne du secteur, calendrier avec jours fériés et vacances scolaires, heures par enfant pour la facturation.
• Corrections avec preuve — modification des attestations signées uniquement après un avertissement clair et avec justification ; chaque modification est consignée et le nouveau PDF est marqué comme modifié ultérieurement.
• Collaborateurs et administration — créer des comptes, réinitialiser des mots de passe, bloquer des accès, modifier le mot de passe commun.
• Sauvegarder les données — tous les PDF en ZIP en un clic, export des heures en CSV pour Excel et la facturation.

Qualité, sécurité et protection des données :

• Testé — environ 300 contrôles automatiques s'exécutent avant chaque nouvelle version, de la connexion au PDF jusqu'aux modifications simultanées.
• Sécurisé — accès à deux niveaux avec mot de passe de zone et mot de passe personnel, blocage après échecs, rôles séparés (les accompagnants ne voient que leurs propres données), interfaces cloisonnées et installation WordPress durcie.
• Économe en données — les données restent sur le serveur du client ; aucun service de suivi, aucune police ni bibliothèque externe, vidéos seulement liées et non intégrées.
• Traçable — journaux des modifications et des téléchargements, mention de contrôle avec horodatage dans le PDF.

Technique :

• Plugin WordPress (PHP 8.4) avec ses propres tables de base de données et sa propre API
• Interface comme application web légère sans framework, optimisée pour smartphones, dans le design du site client
• Génération de PDF directement sur le serveur, envoi via la boîte mail du client
• Exploitation sur un serveur de Mrozek, IT-Solutions

Résultat : un processus papier avec collecte, recopie et relances est devenu un flux numérique continu — saisir, signer, terminé. Les accompagnants économisent déplacements et papier, la direction obtient des attestations complètes et signées ainsi qu'une vue d'ensemble qui n'était pas possible auparavant.