Sistema de registro horario Inklusion Mittendrin
Registro horario digital para el acompañamiento escolar y de guardería de Inklusion Mittendrin, Ratingen. Los acompañantes anotaban hasta ahora sus horas en papel, las hacían firmar por el docente o la dirección de la guardería y las entregaban mes a mes. De ahí surgió una app para el móvil: registrar horas, firmar digitalmente en el lugar, listo. El PDF firmado se genera automáticamente, se parece al formulario en papel habitual y llega por correo electrónico. Concepto, desarrollo, diseño, explotación e instrucción: Mrozek, IT-Solutions, en octubre de 2026.
Situación de partida: • Justificantes de presencia mensuales en papel, un formulario por niño • Firma del colegio o de la guardería y sello necesarios • Recopilar, revisar y facturar costaba mucho tiempo a la dirección • Deseo: lo más sencillo posible, también para personas con poca relación con la tecnología
La solución — para los acompañantes:
- Un toque en el móvil — la app está en la pantalla de inicio como una app normal, sin tienda de aplicaciones.
- Horas en segundos — registrar hoy, inicio, fin, pausa, guardar; vacaciones y enfermedad con un código corto.
- Firma en el lugar — a final de mes, el acompañante y el docente o la dirección firman directamente en el móvil; el sello se fotografía y se recorta automáticamente.
- PDF como siempre — maquetación del formulario en papel anterior, con firmas, sello y nota de verificación; llega por correo y puede consultarse en la app en todo momento.
- Ayuda integrada — guía paso a paso, preguntas frecuentes en lenguaje sencillo, vídeos explicativos y formulario de soporte.
Para la dirección:
- Equipo y servicios — todos los justificantes mes a mes, horas objetivo y arrastre del mes anterior gestionados de forma centralizada.
- Estadísticas — horas, saldo y absentismo comparados con la media del sector, calendario con días festivos y vacaciones escolares, horas por niño para la facturación.
- Correcciones con prueba — modificaciones de justificantes firmados solo tras un aviso claro y con justificación; cada cambio queda registrado y el nuevo PDF se marca como modificado posteriormente.
- Empleados y administración — crear cuentas, restablecer contraseñas, bloquear accesos, cambiar la contraseña común.
- Asegurar los datos — todos los PDF en ZIP con un clic, exportación de las horas en CSV para Excel y facturación.
Calidad, seguridad y protección de datos:
- Probado — unas 300 comprobaciones automáticas se ejecutan antes de cada nueva versión, desde el inicio de sesión hasta el PDF y los cambios simultáneos.
- Asegurado — acceso en dos niveles con contraseña de área y contraseña personal, bloqueo tras intentos fallidos, roles separados (los acompañantes solo ven sus propios datos), interfaces aisladas e instalación de WordPress endurecida.
- Económico en datos — los datos permanecen en el servidor propio; sin servicios de seguimiento, sin fuentes ni bibliotecas externas, vídeos solo enlazados y no incrustados.
- Trazable — registros de cambios y descargas, nota de verificación con marcas de tiempo en el PDF.
Técnica:
- Plugin de WordPress (PHP 8.4) con tablas de base de datos propias y API propia
- Interfaz como aplicación web ligera sin framework, optimizada para smartphones, en el diseño del sitio del cliente
- Generación de PDF directamente en el servidor, envío a través del buzón del cliente
- Explotación en un servidor de Mrozek, IT-Solutions
Resultado: un proceso en papel con recopilación, retipeo y consultas se ha convertido en un flujo digital continuo — registrar, firmar, listo. Los acompañantes ahorran desplazamientos y papel, la dirección recibe justificantes completos y firmados y una visión general que antes no era posible.